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ビジネス文書の定番「PDF」はどんなファイル?



今や当たり前にやり取りしているPDF

仕事では「PDFファイル」の資料を受け取ったり、送ったりする機会がよくありますが、 そもそもPDFとはどのようなファイルでしょうか? WordやExcelではなく、PDFが使 われる理由は? PDFの特徴や、どのようなシーンで使われるのかについて説明します。




PDFは電子文書のフォーマット

PDF(Portable Document Format) は、Adobe Systems(アドビシステムズ) 社が 開発した電子文書のフォーマットです。紙文書の場合、データが増えれば増えるほど積み重なり、保管場所に困ります。また、用紙代やインク代などがかかるため経済的ではありません。

そこで、PDFを使って書類を電子化すれば、パソコンで閲覧ができるので、保管場所に困ることがなくなります。だれかに書類を渡したいときは、わざわざ印刷したりFAXで送ったりしなくても、メールに添付して送ることができます。 PDFは、スマートフォンやタブレットにも対応しています。パソコンよりも画面が小さ いですが、レイアウトをくずさずに正確に表示されます。 閲覧だけではありません。パソコンと同じように大事な箇所に線を付けたり、文字を入れたりなどもできます。急ぎの資料などでも、その場で書き込んでメールで送れるのでとても便利です。



PDFを閲覧するためのソフトは無料で配布されていて、インターネット上からダウン ロードできます。WordやExcelなどと違って、仮に専用のソフトがインストールされて いなくてもブラウザーで開けます。費用もパソコン環境も気にせずに利用できることか ら、公的機関の申請書や電気製品の説明書、大学の入試要項などさまざまなシーンで活用 されています。



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