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  • 自動化太郎

PDFのメリットは??


PDFは、ビジネス以外でもいろいろな場所で普及しています。例えば役所や学校といっ た、申請書などを扱っているところで使われることも多々あります。何故これほどまで に、PDFが使われるようになったのでしょうか。それは他のファイル形式や紙文書にはないメリットがあるからです。


使っているソフトの種類やバージョンに影響されない

異なる形式のファイルを1つのファイルにまとめられる

セキュリティを設定できる

キーワードを見付けやすい


使っているソフトの種類やバージョンに影響されない

例えば、画像の加工ソフトなどを使ってポスター作成したようなとき、それを確認してもらおうとメールで送った相手から「開けない」と言われてしまうことがあります。一般的に何かのソフトで作成したものは、相手のパソコンにも同じソフトがインストールされていないと開くことができません。対応した別のソフトで開ける場合もありますが、文字や画像が正しく表示されないといった問題が起きます。また、たとえ同じソフトであっても、バージョンが違うと、新しいバージョンのファイ ルを古いバージョンのソフトで開けなかったり、文字や画像などの位置が変わり、レイアウトがくずれることもあります。PDFの場合はそういったことがなく、自分と同じソフトを持っていなくても開くことができます。しかも正確に表示されるので、わざわざ相手に「そのソフトがインストールされているか」「バージョンはいくつか」などを確認する必要はありません。


異なる形式のファイルを1つのファイルにまとめられる

例えば、顧客に商品情報と価格表を提出するとします。商品情報をWordで作成し、価 格表をExcelで作成すると、2つのファイルを提出することになり、内容を確認する際には2つのソフトを起動しなければなりません。このような場合、WordやExcelのファイルを1つのPDFにすれば、受け取った人は複数のソフトを立ち上げる必要がなく、一度に両方の内容を見ることができます。


セキュリティを設定できる

PDFには、ユーザーに権限がないと印刷や編集ができないように設定できます。パス ワードを設定し、ファイルを開く際にパスワードを入力しないと開けないようにすること もできます。社外秘や部外秘などの大事なファイルにセキュリティを設定することで、内 容を見られたり、書き換えられたりなどを防ぐことができます。


キーワードを見付けやすい

紙文書の場合、目で追って目的の単語を探すことになるので、見落としてしまうことがあります。また、大量の書類から単語を探し出す場合は、かなりの時間がかかってしまいます。PDFならキーワード検索ができるので、時間をかけずにすぐに見つかります。



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